TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Với nhiều ý tưởng sáng tạo, mới lạ, cùng đội ngũ tổ chức, thiết kế và thi công sự kiện chuyên nghiệp, Công ty Du Lịch Thanh Niên YTC được tín nhiệm từ nhiều đối tác lớn như: Dai-ichi Life, Colgate, VNG, FE Credit, Vigor… Bằng những kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn qua nhiều chương trình lớn nhỏ hằng năm, YTC giới thiệu cho quý khách một số thông tin bổ ích về lĩnh vực “TỔ CHỨC SỰ KIỆN”.

Trong số các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức sự kiện luôn đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên muốn sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… và chắc chắn không phải điều dễ dàng. Tổ chức sự kiện là khái niệm còn mới mẻ ở Việt Nam nhưng ở các nước phát triển nó đã quá quen thuộc và đang trở thành nghề khá HOT trong nước.

1. Khái niệm về Tổ Chức Sự Kiện:

Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là: Event Management hoặc Event Organization, chính là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để xác định vị trí cho thương hiệu của nhãn hàng hay doanh nghiệp trong thị trường. Ngoài ra, còn hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội…

Tổ chức sự kiện là quá trình thiết kế, quản lý và thực hiện một hoạt động, chương trình hoặc sự kiện có sức mạnh quảng bá, giới thiệu, của doanh nghiệp cá nhân. Sự kiện có thể bao gồm các hoạt động như hội nghị, sự kiện truyền thông, sự kiện quảng bá, sự kiện giải trí,… Tổ chức sự kiện có thể bao gồm việc xác định mục đích, chủ đề, địa điểm, đối tượng khách mời, chi phí, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động trong sự kiện.

Theo định nghĩa từ điển, những việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra gây ảnh hưởng đến đời sống con người, xã hội mới được gọi là sự kiện. Ví dụ như khai mạc tuần lễ du lịch biển, sự kiện thể thao , sự kiện thời trang hay các hoạt động lễ hội….

Trong thời đại hiện nay, quan niệm về sự kiện đã được mở rộng, không chỉ là những hoạt động cộng đồng có quy mô lớn mà còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân hay cộng đồng trong phạm vi hẹp. Ví dụ cưới hỏi, sinh nhật, hội nghị công ty, hội chợ, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, khai trương,…cũng được xem là sự kiện.

2. Các lĩnh vực sự kiện:

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Bởi vậy sẽ có độ “bao phủ” rộng lớn gồm nhiều lĩnh vực như:

• Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
• Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
• Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
• Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
• Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
• Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
• Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
• Festive events: Lễ hội truyền thống, lễ hội thường niên, liên hoan, Festive,…
• Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
• Meetings: Là các buổi gặp gỡ thảo luận, gặp mặt giao lưu, họp hành, hội thảo,…
• Seminars: Là các buổi hội thảo học thuật chuyên đề
• Workshops: Bán hàng
• Conferences: Là các buổi Hội thảo
• Conventions: Là các buổi Hội nghị
• Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
• Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
• Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
• Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

3. Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện:

+ Vai trò của tổ chức sự kiện:

• Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông.
• Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing.
• Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh.
• Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.
• Tăng nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ: Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Sự kiện có thể giúp tăng nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp muốn giới thiệu.
• Tăng uy tín của doanh nghiệp: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể giúp tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt cộng đồng. Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
• Tăng hợp tác giữa các phòng ban: Sự kiện team building có thể giúp tăng hợp tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.

+ Mục đích của tổ chức sự kiện:

• Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
• Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
• Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
• Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
• Hỗ trợ truyền thông, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp, giúp cải thiện và thay đổi nhận thức của công chúng.
• Ngoài ra, sự kiện còn hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp
• Tạo mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng và đối tác: Sự kiện có thể giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và đối tác. Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.

4. Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và bao gồm các tiêu chí cơ bản :

• Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
• Kịch bản cho sự kiện
• Kế hoạch chi phí dành cho khách hàng
• Plan time để thực hiện các hạng mục
• Giám sát thi công
• Kế hoạch quản lý rủi ro
• Đánh giá tổng kết báo cáo

5. Giới thiệu Du Lịch Thanh Niên trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:

Du Lịch Thanh Niên YTC là đơn vị có đầy đủ các yếu tố trên. Ngoài ra, chúng tôi còn có tính sáng tạo, kinh nghiệm lâu năm với hơn 35 năm trong lĩnh vực tổ chức du lịch – Team building – sự kiện . Nắm bắt được nhu cầu các doanh nghiệp hiện nay đang muốn triển khai tổ chức sự kiện với chi phí tiết kiệm & các hoạt động tổ chức sáng tạo. Dưới đây là những lí do các doanh nghiệp nên chọn Du Lịch Thanh Niên YTC để là đơn vị tổ chức:

• Đảm bảo về chất lượng sự kiện: 

Thực tế cho thấy, các rủi ro trong quá trình thực hiện là điều rất dễ gặp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức. Do đó, với các sự kiện lớn đòi hỏi độ chuẩn xác, các doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Họ là những người có nghiệp vụ chuyên môn cũng như kinh nghiệm sẽ giúp bạn từ A đến Z như việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, điều hành sự kiện… Tại công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, quy trình đã được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Nhờ vậy sự kiện luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch.

• Tối ưu chi phí và thời gian:

Khi hợp tác với các công ty chuyện nghiệp, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp mức giá dịch vụ ưu đãi bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành. Bên cạnh đó, họ cũng có đầy đủ kho thiết bị sự kiện và nhân sự chuyên môn.

Ngoài ra, khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, các doanh nghiệp sẽ không phải bỏ ra quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện. Các doanh nghiệp chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện, công việc còn lại, các công ty tổ chức sự kiện sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu.

• Quảng bá hình ảnh:

Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh trên các phương tiện truyền thông, xã hội vì họ có sẵn những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Qua những yếu tố trên, Du Lịch Thanh Niên YTC tự hào là một trong những công ty hàng đầu hoạt động về lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm. Với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh, tự tin là một công ty agency luôn sẵn sàng đáp ứng tốt nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở Việt Nam bằng chính những dịch vụ và đội ngũ nhân sự tận tâm, giỏi chuyên môn.

Một điểm cộng trong dịch vụ tổ chức sự kiện ở YTC chính là hệ thống trang thiết bị được đầu tư đáng kể cả về số lượng và chất lượng với những model mới và hiện đại bậc nhất. Một điều mà không phải công ty sự kiện nào cũng có. Do đó, Quý khách tiết kiệm được rất chi phí khi sử dụng dịch vụ của YTC bởi hệ thống thiết bị có sẵn chứ không phải đi thuê lại qua một bên trung gian khác.

Đó là những lí do giúp YTC luôn nhận được sự tín nhiệm của nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước như: Colgate – Palmolive, Dai-ichi Life, FE Credit, Công Ty May Nhà Bè, Vigor, ….

YTC cung cấp các dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Lên ý tưởng kịch bản chương trình.
• Xin giấy phép tổ chức.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức.
• Cung ứng trang thiết bị & nhân sự phục vụ.
• Tổ chức hoạt động Truyền thông, quảng cáo…
• Tổ chức chương trình Year End Party – New Year Party.
• Tổ chức lễ khánh thành – khai trương.
• Tổ chức chương trình hội nghị.
• Tổ chức hoạt động lửa trại sinh hoạt.
• Tổ chức các loại hình Party mới lạ độc đáo.
• Dịch vụ cho thuê ông già Noel.

Khi quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi Phòng Du Lịch Team Building Sự Kiện YTC theo Hotline: 090 7575 077 (Ms. Trinh) – 0901 68 2050 (Mr. An) để được tư vấn chi tiết cụ thể và hỗ trợ trọn gói các dịch vụ sự kiện.